Tugas ke-lima
(softskill)
Assalamualaikum
wr.wb
pada
tugas kali ini saya akan mebagikan berbagai artikel dari berbagai sumber yang
membahas hal mengenai wewenang hingga penjelasan manajemen suatu pengawasan.
1. Wewenang dan Delegasi
- Pengertian Wewenang, Kekuasaan dan
Pengaruh
Wewenang
adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan
atau tidak melakukan sesuatu agar mencapai tujuan tertentu.
Kekuasaan
(power) sering sekali dicampur adukan dengan pengertian wewenang. Kekuasaan itu
sendiri memiliki arti sebagai suatu kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Ada
banyak sumber dari kekuasaan itu sendiri, dan keenam sumber kekuasaan tersebut
dapat diringkas sebagai berikut :
1. Kekuasaan balas – jasa.
2. Kekuasaan paksaan.
3. Kekuasaan sah.
4. Kekuasaan pengendalian informasi.
5. Kekuasaan panutan.
6. Kekuasaan ahli.
1. Kekuasaan balas – jasa.
2. Kekuasaan paksaan.
3. Kekuasaan sah.
4. Kekuasaan pengendalian informasi.
5. Kekuasaan panutan.
6. Kekuasaan ahli.
- Struktur Lini dan Staf
Organisasi
Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung
secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya..
Organisasi
Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktu organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.
Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktu organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.
- Wewenang Lini, Staff dan Fungsional
1.
Wewenang lini, adalah wewenang dimana atasan
melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang
kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai
rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
2.
Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh
satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi,
atau konsultasi kepada personalia ini.
3.
wewenang staf
fungsional, adalah hubungan
terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang
bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:
1.
Memahami komunikasi tersebut
2.
tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3.
tidak bertentangan dengan kepeningan
pribadi
4.
Mampu secara mental dan fisik untuk
mengikutinya
- Delegasi Wewenang
Delegasi wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya
Pedoman Klasik Untuk Delegasi Efektif :
1. Prinsip scalar
Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas karena akan membuat anggota organisasi lebih mudah untuk mengetahui :
1. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
2. Dari siapa dia akan menerima delegasi
3. Kepada siapa dia harus memberikan pertanggung jawaban
2. Prinsip kesatuan perintah
menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan
3. Tanggung jawab dan akuntabilitas
Delegasi wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya
Pedoman Klasik Untuk Delegasi Efektif :
1. Prinsip scalar
Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas karena akan membuat anggota organisasi lebih mudah untuk mengetahui :
1. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
2. Dari siapa dia akan menerima delegasi
3. Kepada siapa dia harus memberikan pertanggung jawaban
2. Prinsip kesatuan perintah
menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan
3. Tanggung jawab dan akuntabilitas
- Sentralisasi Versus Desentralisasi
A.
SentralisasiSentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.
Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.
B. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.
Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.
2. Personalia
- Proses Penyusunan Personalia
Penyusunan
personalia
adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan,
dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia
berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu
pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut
berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling
berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.
Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal
Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal
- Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan
sumber daya manusia
adalah proses analisis dan identifikasi
yang dilakukan organisasi terhadap
kebutuhan akan sumber daya manusia,
sehingga organisasi tersebut dapat menentukan langkah yang harus diambil guna
mencapai tujuannya.[1] Selain itu, pentingnya diadakan
perencanaan sumber daya manusia ialah organisasi akan memiliki gambaran yang
jelas akan masa
depan, serta mampu mengantisipasi kekurangan
kualitas tenaga kerja yang diperlukan.[
- Penarikan dan Seleksi Karyawan
seleksi
karayawa adalah suatu proses untuk menentukan orang yang di ramal akan
menempati suatu posisi jabatan yang di tawarkan suatu perusahaan.
Secara umum ada 3 tujuan seleksi:
1.Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.
2.Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
3.Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.
Proses seleksi
Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.
Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian.
Secara umum ada 3 tujuan seleksi:
1.Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.
2.Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
3.Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.
Proses seleksi
Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.
Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian.
- Latihan dan Pengembangan Karyawan
Karyawan
baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Hal
itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah
kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang
sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif.Latihan dan pengembangan
karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan.
Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan dan
teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan
kemampuan, sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara
formal atau informal.Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau
organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah
organisasi harus mengeluarkan biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’
yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi
karyawan.Hasil dari pengembangan adalah meningkatka kepuasan kerja karyawan,
karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi
masyarakat dan rekan kerja. Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar
karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan
harus dinamis dan berkesinambungan.
- Pemberian Kompensasi Kepada karyawan
“Pentingnya
Kompensasi Bagi Karyawan”
Setiap orang memiliki profesi yang beragam. Entah itu sebagai manajer, akuntan, dokter, guru, dan sebagainya. Jika orang-orang tersebut bekerja dalam suatu perusahaan tentunya mereka akan memperoleh yang disebut dengan kompensasi atau yang lebih dikenal dengan upah atau gaji. Kompensasi sendiri memiliki pengertian sebagai balas jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan. Bagi suatu perusahaan, kompensasi punya arti penting karena pemberian kompensasi merupakan upaya dalam mempertahankan dan mensejahterakan karyawannya.
Setiap orang memiliki profesi yang beragam. Entah itu sebagai manajer, akuntan, dokter, guru, dan sebagainya. Jika orang-orang tersebut bekerja dalam suatu perusahaan tentunya mereka akan memperoleh yang disebut dengan kompensasi atau yang lebih dikenal dengan upah atau gaji. Kompensasi sendiri memiliki pengertian sebagai balas jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan. Bagi suatu perusahaan, kompensasi punya arti penting karena pemberian kompensasi merupakan upaya dalam mempertahankan dan mensejahterakan karyawannya.
Lalu,
apakah tujuan diberikannya kompensasi ?
Menurut
Maryoto (1994), tujuan kompensasi adalah :
1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan atau sebagai jaminan economic security bagi karyawan
2. Mendorong agar karyawan lebih baik dan lebih giat
3. Menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kemajuan
4. Menunjukkan penghargaan dan perlakuan adil perusahaan terhadap karyawannya (adanya keseimbangan antara input yang diberikan karyawan terhadap perusahaan dan output atau besarnya imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan)
1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan atau sebagai jaminan economic security bagi karyawan
2. Mendorong agar karyawan lebih baik dan lebih giat
3. Menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kemajuan
4. Menunjukkan penghargaan dan perlakuan adil perusahaan terhadap karyawannya (adanya keseimbangan antara input yang diberikan karyawan terhadap perusahaan dan output atau besarnya imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan)
3. Kepemimpinan :
- Pengertian Kepemimpinan
Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam
Kartono, 2003) Pengertian
Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi
orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut
untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok
Menurut Young (dalam Kartono,
2003) Pengertian
Kepemimpinan yaitu bentuk dominasi yang didasari atas
kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat
sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian
khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.
- Pendekatan-pendekatan studi
Kepemimpinan
A.
Pendekatan Sifat (trait approach)
Pendekatan
kesifatan, memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits)
yang tampak pada seseorang.
Keberhasilan
atau kegagalan seseorang pemimpin banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh
sifat-sifat yang dimiliki oleh pribadi seorang pemimpin. Sifat-sifat itu ada
pada seseorang karena pembawaan dan keturunan. Jadi, seseorang menjadi pemimpin
karena sifat-sifatnya yang dibawa sejak lahir, bukan karena dibuat atau
dilatih.
B.
Pendekatan Kekuasaan (power aprroach)
Orang-orang
yang berada pada pucuk pimpinan suatu organisasi seperti manajer, direktur,
kepala dan sebagainya, memiliki kekuasaan power) dalam konteks mempengaruhi
perilaku orang-orang yang secara struktural organisator berada di bawahnya.
Sebagian pimpinan menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu
menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih
baik.
C.
Pendekatan Perilaku (behaviour approach)
Pendekatan
perilaku merupakan pendekatan yang berdasarkan pemikiran bahwa keberhasilan
atau kegagalan pemimpin ditentukan oleh sikap dan gaya kepemimpinan yang
dilakukan oleh pemimpin. Sikap dan gaya kepemimpinan itu tampak dalam kegiatan
sehari-hari, dalam hal bagaimana cara pemimpin itu memberi perintah, membagi tugas
dan wewenangnya, cara berkomunikasi, cara mendorong semangat kerja bawahan,
cara memberi bimbingan dan pengawasan, cara membina disiplin kerja bawahan,
cara menyelenggarakan dan memimpin rapat anggota, cara mengambil keputusan dan
sebagainya.
D.
Pendekatan Situasi (situational approach)
Pendekatan
situasional ini muncul karena para peneliti mengenai gaya kepemimpinan tidak
menemukan pendekatan yang paling efektif bagi semua situasi (Fielder, dengan
teori contingency, Tannembaum dan Schmidt, dengan teori rangkaian kesatuan
kepemimpinan
Pendekatan
situasional biasa disebut dengan pendekatan kontingensi. Pendekatan
ini didasarkan atas asumsi bahwa keberhasilan kepemimpinan suatu organisasi
atau lembaga tidak hanya bergantung atau dipengaruhi oleh perilaku dan
sifat-sifat pemimpin saja. Tiap organisasi atau lembaga memiliki ciri-ciri
khusus dan unik. Bahkan organisasi atau lembaga yang sejenispun akan menghadapi
masalah yang berbeda karena lingkungan yang berbeda, semangat, watak dan
situasi yang berbeda-beda ini harus dihadapi dengan perilaku kepemimpinan yang
berbeda pula.
Berbagai
faktor yang dapat mempengaruhi gaya kepemimpinan antara lain: sifat pribadi
pemimpin, sifat pribadi bawahan, sifat pribadi sesama pemimpin, struktur
organisasi, tujuan organisasi, motivasi kerja, harapan pemimpin maupun bawahan,
pengalaman pemimpin maupun bawahan, adat, kebiasaan, budaya lingkungan kerja
dan lain sebagainya.
Pendekatan
kontingensi menekankan pada ciri-ciri pribadi pemimpin dan situasi. Teori ini
bukan hanya penting bagi kompleksitas yang bersifat interaktif dan fenomena
kepemimpinan tetapi turut membantu para pemimpin yang potensial dengan
konsep-konsep yang berguna untuk menilai situasi yang bermacam-macam dan untuk
menunjukkan perilaku kepemimpinan yang tepat berdasarkan situasi.
- Pendekatan sifat-sifat Kepemimpinan
.
Pendekatan Sifat (trait approach)
Pendekatan
kesifatan, memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits)
yang tampak pada seseorang.
Keberhasilan
atau kegagalan seseorang pemimpin banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh
sifat-sifat yang dimiliki oleh pribadi seorang pemimpin. Sifat-sifat itu ada
pada seseorang karena pembawaan dan keturunan. Jadi, seseorang menjadi pemimpin
karena sifat-sifatnya yang dibawa sejak lahir, bukan karena dibuat atau
dilatih.
Banyak
ahli yang telah berusaha meneliti dan mengemukakan pendapatnya mengenai
sifat-sifat baik manakah yang diperlukan bagi seorang pemimpin agar dapat
sukses dalam kepemimpinannya. Ghizeli dan Stogdil misalnya mengemukakan adanya
lima sifat yang perlu dimiliki seorang pemimpin, yaitu: kecerdasan, kemampuan
mengawasi, inisiatif, ketenangan diri, dan kepribadian. Seain itu, dari hasil
studi pada tahun 1920-1950, diperoleh kesimpulan adanya tiga macam sifat
pribadi seorang pemimpin meliputi ciri-ciri fisik, kepribadian, dan kemampuan
atau kecakapan.
Maka,
dapat ditarik kesimpulan bahwa berdasarkan pendekatan sifat, keberhasilan
seorang pemimpin tidak hanya dipengaruhi oleh sifat-sifat pribadi, melainkan
ditentukan pula oleh kecakapan atau keterampilan (skills) pribadi
pemimpin.
- Pendekatan Perilaku Kepemimpinan
Pendekatan
Perilaku (behaviour approach)
Pendekatan
perilaku merupakan pendekatan yang berdasarkan pemikiran bahwa keberhasilan
atau kegagalan pemimpin ditentukan oleh sikap dan gaya kepemimpinan yang
dilakukan oleh pemimpin. Sikap dan gaya kepemimpinan itu tampak dalam kegiatan
sehari-hari, dalam hal bagaimana cara pemimpin itu memberi perintah, membagi tugas
dan wewenangnya, cara berkomunikasi, cara mendorong semangat kerja bawahan,
cara memberi bimbingan dan pengawasan, cara membina disiplin kerja bawahan,
cara menyelenggarakan dan memimpin rapat anggota, cara mengambil keputusan dan
sebagainya.
4. Perubahan dan Pengembangan Organisasi :
- Kekuatan-kekuatan Penyebab Perubahan
a)
Kekuatan-kekuatan eksternal
Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.
b) Kekuatan-kekuatan internal
Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen
Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.
b) Kekuatan-kekuatan internal
Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen
- Cara-cara penanganan perubahan
Cara
menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah
konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan
(Planed Cange).
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
- Penolakan terhadap perubahan
Bila
perubahan terjadi, para manajer dan karyawan bereaksi baik secara positif
maupun negatif. Bila terjadi perubahan manajer dan karyawan cenderung mendukung
perubahan bila diarahkan pada penyebab nyata suatu masalah dan mereka tidak
dirugikan. Bisa juga mereka bersikap netral. Reaksi-reaksi terhadap perubahan
adalah sebagai berikut :
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif.
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif.
- Proses Pengelolaan Perubahan
Proses
pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai
efektifitas organisasi. Pertama ada restribusi kekuasaan dalam struktur
organisasi, kedua restribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat
pengembangan.
Tahap-tahap proses perubahan :
1. Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya ada perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan mana yang tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
Tahap-tahap proses perubahan :
1. Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya ada perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan mana yang tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
- Berbagai pendekatan perubahan
organisasi
Harold
J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan
struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.
1. Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
v Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.
v Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
v Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.
2. Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.
3. Pendekatan orang
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.
1. Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
v Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.
v Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
v Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.
2. Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.
3. Pendekatan orang
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.
- Konsep pengembangan Organisasi
Definisi yang dikemukakan oleh Wendel Fench dan Cecil Bell tentang pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan perubahan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaborasi dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal, dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperlilakuan terapan, mencakup riset kegiatan.
Melalui proses pembaharuan, manajer dapat menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Salah satu tujuan pengembangan organisasi adalah untuk memperbaiki proses pembaharuan organisasi itu sendiri.
Manajemen kolaburatif artinya menajemen melalui partisipasi bawahan dan pembagian kekuasaan, dan bukan melalui perubahan wewenang secara hirarkis.
Definisi yang dikemukakan oleh Wendel Fench dan Cecil Bell tentang pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan perubahan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaborasi dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal, dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperlilakuan terapan, mencakup riset kegiatan.
Melalui proses pembaharuan, manajer dapat menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Salah satu tujuan pengembangan organisasi adalah untuk memperbaiki proses pembaharuan organisasi itu sendiri.
Manajemen kolaburatif artinya menajemen melalui partisipasi bawahan dan pembagian kekuasaan, dan bukan melalui perubahan wewenang secara hirarkis.
5. Dasar-dasar Proses Pengawasan:
- Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja
dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.
- Tipe-tipe Pengawasan
Tipe
pengawasan menjadi tiga tipe dasar, yaitu preliminary
control, concurrent
control dan feedback
control. Ketiga hal tersebut digambarkan sebagai berikut:Gambar 2.2 Tipe Pengawasan
Pengawasan pendahuluan (preliminary control). Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi?deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber?sumber daya yang digunakan pada organisasi?organisasi. Sumber?sumber daya ini harus memenuhi syarat?syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan. Para pegawai atau karyawan perlu memiliki kemampuan, baik kemampuan fisik ataupun kemampuan intelektual untuk melaksanakan tugas?tugas yang dibebankan kepada mereka. Bahan?bahan yang akan digunakan harus memenuhi kualitas tertentu dan mereka harus tersedia pada waktu dan tempat yang tepat. Di samping itu, modal harus pula tersedia agar dapat dicapai suplai peralatan serta mesin?mesin yang diperlukan. Akhirnya sumber-sumber daya finansial harus pula tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat.
Pengawasan pada saat pekerjaan berlangsung (concurrent control). Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran?sasaran telah dicapai. Alat prinsip dengan apa pengawasan dapat dilaksanakan adalah aktivitas para manajer yang memberikan pengarahan atau yang melaksanakan supervisi.
Pengawasan feedback (feedback control). Memusatkan perhatian pada hasil?hasil akhir. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi?operasi aktual. Tipe pengawasan ini mencapai namanya dari fakta bahwa hasil?hasil historikal mempengaruhi tindakan?tindakan masa mendatang.
- Tahap-tahap Proses Pengawasan
Tahap Proses
Pengawasan :
1.
Tahap Penetapan Standar
Tujuannya
adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan
sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a.
standar phisik
b.
standar moneter
c.
standar waktu
2.
Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan
sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3.
Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa
proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan,
metode, pengujian, dan sampel.
4.
Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan
untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa
bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai
manajer.
5.
Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila
diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan
dalam pelaksanaan.
- Pentingnya Pengawasan
Suatu
prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya
akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu
sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis
- Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam
H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis
pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
- Bidang-bidang Pengawas-an Strategik
Bidang
strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses
yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
- Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat
pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
- Management By Exception (MBE)
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.
- Management Information System (MIS)
Sistem
informasi manajemen
(SIM) (bahasa Inggris:
management information system, MIS) adalah sistem
perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen
untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen
dibedakan dengan sistem informasi
biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang
diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini
umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang
bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan
keputusan manusia, misalnya sistem
pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif
- Karakteristik-karakteristik
Pengawasan yang efektif.
agar dapat efektif
setiap pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria penting bagi
pengawasan yang baik menurut pendapat Ranupandojo (2000: 114) yaitu :
1)
Informasi
yang akan diukur harus akurat
2)
Pengawasan
harus dilakukan tepat waktu disaat penyimpangan diketahui
3) Sistem
Pengawasan yang dipergunakan harus mudah dimengerti oleh orang lain
4)
Pengawasan
harus dititik beratkan pada kegiatan-kegiatan strategis
5) Harus
bersifat ekonomis, artinya biaya pengawasan
harus lebih kecil dibandingkan dengan hasilnya
6)
Pelaksanaan
pengawasan sesuai dengan struktur organisasi
7) Harus
sesuai dengan arus kerja atau sesuai dengan sistem dan prosedur yang
dilaksanakan dalam organisasi
8)
Harus
luwes dalam menghadapi perubahan-perubahan yang ada
9)
Bersifat
memerintah dan dapat dikerjakan oleh bawahan
10) Sistem pengawasan
harus dapat diterima dan dimengerti oleh semua anggota organisasi.
okomentar
mengenai artikel:
Ssetelah
kita bahas berbagai artikel dari sumber – sumber di atas dapat kita ketahui
arti pentingnya sebuah wewenang dari tiap porsi nya masing2. Bahkan kita dapat
mengetahui apa yang baik dalam tahap pengawasan.
Ssekian
tugas yang telah saya buat, kurang lebihnya mohon maaf, wassalamualaikum wr.wb
Sumber:
Ranupandojo, Heidjrachman. 2000. Tanya
Jawab Manajemen. Yogyakarta : AMP YKPN.