Tugas
ke-tiga (softskill)
Assalamualaikum wr.wb
Sebagai tugas ketiga mata kuliah
softskill, kali ini saya akan membahas banyak hal mengenai organisasi. Dan artikel
– artikel ini banyak saya dapatkan dari berbagai referensi di internet
1. Pengorganisasian
- Pengertian Pengorganisasian
Pengertian
Pengorganisasian adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang
melingkupinya. Tapi pernah saya ditanya tentang pengorganisasian dalam
manajemen oleh salah satu murid saya, dan sebenarnya definisi pengorganisasian
yang benar bisa Anda baca pada makalah pengorganisasian yang sudah tersusun
rapi dalam Perpustakaan sekolah disana dijabarkan pengertian pengorganisasian
dalam manajemen, pengertian struktur organisasi dan pengertian pembagian tugas
- Teori-teori Organisasi
Ada 9 macam teori organisasi yaitu teori
organisasi klasik, teori organisasi birokrasi, teori organisasi human
relations, teori organisasi perilaku, teori proses, teori organisasi
kepemimpinan, teori organisasi fungsi, teori organisasi pembuatan keputusan dan
teori organisasi kontingensi.
1. Teori Organisasi Klasik
Teori organisasi klasik disebut juga
teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori
struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya : (1) prinsip penetapan
tujuan yang jelas; (2) prinsip kesatuan perintah; (3) prinsip keseimbangan; (4)
prinsip pendistribusian pekerjaan; (5) prinsip rentangan pengawasan; (6)
prinsip pelimpahan wawasan; (7) prinsip departementasi; (8) prinsip penetapan
pegawai yang tepat; (9) prinsip koordinasi dan (10) prinsip pemberian balas
jasa yang memuaskan.
2. Teori Birokrasi
Pada dasamya teori organisasi birokrasi
menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi
sebagai berikut:
a. Pembagian dan penugasan pekerjaan
secara khusus
b. Prinsip hierarki atau bawahan hanya
bertanggung jawab kepada atasannya langsung.
c. Promosi didasarkan pada masa kerja dan
prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang
demikian disebut prinsip loyalitas.
d. Setiap pekerjaan dilaksanakan secara
tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih.
Strategi ini dinamakan prinsip impersonal
e. Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi
dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada data peraturan
yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas
3. Teori Human Relations
Teori ini disebut juga teori hubungan
kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan
atau the human relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan
apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga
pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam,
yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan
kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang
terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan
untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.
4. Teori Organisasi perilaku
Teori ini disebut merupakan suatu teori
yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini
berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai
sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.
5. Teori Organisasi Proses
Suatu teori yang memandang organisasi
sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu
kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu
bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang
bersifat umum (Universal).
6. Teori Organisasi Kepemimpinan
Teori ini beranggapan bahwa berhasil
tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang
pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan
semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan
efektif, adapun sedikitnya kajian atas teori organisasi yang berhubungan dengan
masalah kepemimpinan dapat dibedakan atas:
a. Teori Otokratis
b. Teori Demokrasi
c. Teori kebebasan (Teory laissez fairre)
d. Teori Patnernalisme
e. Teori Personal atau pribadi.
f. Teori Non-Personal
7. Teori Organisasi Fungsi
Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan
yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin
atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi
fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan
(Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan
(Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision
making).
8. Teori Pengambilan Keputusan
Teori ini berlandaskan pada adanya
berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik
keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan
umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program-progam untuk
melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah.
9. Teori Kontingensi (Teori Kepentingan)
Teori ini berlandaskan pada pemikiran
bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila
pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang
sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri.
Dari semua teori ini, tidak satu teori
pun yang dianggap paling lengkap atau paling sempurna, teori-teori itu satu
sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori dianggap baik dan tepat
apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dan mampu
memperhitungkan situasi-situasi tertentu
2. Struktur Organisasi
-
Pembagian kerja
Pembagian kerja adalah merupakan
penjadwalan kerja personila karyawan di suatu perusahaan.Fungsi pembagian kerja
ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja.Diwujudkan untuk
mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau
unit kerja.Dengan jadwal ataupun definisi pembagian pekerjaan akan disesuaikan
dengan kemampuan seorang atau unit lebih terlihat,dan yang jelas lebih
mengurangi tingkat kerumitan.Yang pastinya akan lebih efektif dan
efisiensi.Dalam perusahaan taupun organisasi memiliki tingkat manajemennya
masing-masing ,dari tingkat manajemen atas(top manager) atau (SPL) Stategic
Planing Level,Midle manager atau (MCL) Manajement Control Unit,Tingkat manager
paling bawah atau (OCL)Operational Control Level.Penjelasan dari tingkatan ini
adalah:
1.Top manager (SPL) Strategic Planing
Level
Adalah Tingkat manager paling atas
yaitu tugasnya adalah sebagai pembuatan Rencana/planing.Perumusan strategi dan
sasaran.Biasanya tingkat management ini mengambil informasi dari lingkungan
luar,maksutnya karna pentingnya informasi ini untuk kepentingan apa yang sedang
dibutuhkan oleh masyarakat luas,dengan begini si manager ini membuat rencana
apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar hasil produksinya nanti dapat
mendapat minat tinggi dari konsumen luas.Dan juga dalam hal pelaporan keadaan
di perusahaan atau organisasi tingkat ini lebih mengambil informasi perusahaan
secara ringkas saja.misal omset bulan ini mencapai target atau tidak,dan berapa
jumlahnya,tingkat ini hanya menerima laporan akhir saja.karena tugas untuk
membuat laporan sudah ada yang mengerjakannya.
2.Midle Manager (MCL) Management Control
Level
Adalah tingkatan manager tengah
bertugas pengendalian managemen,Yaitu
membuat rumusan anggaran dan alokasi sumber daya.Melaksanakan tugasnya
yang informasinya bersumber dari internal.dan membuat laporannya secara rinci
karena dia bertanggng jawab melaporkana hasil dan kondisi perusahaan atau
organisasi.
3.Tingkat bawah manager (OCL) Operational
Control Manager
Adalah tingkatan manager paling
bawah bertugas pengendalian operasional,yaitu pengendalian aktivitas dan
laporan prestasi.Ikatan manajemen yang bertanggung jawab atas pekerja
dibawahnya.Tingkat ini mengambil informasi dari internal,karena mengerjakan apa
yang akan dilakukan oleh karyawan atau personil sesuai dengan rancangan dari
manajement tingkat atas.Membuat laporan hasil kerja atau transaksi diperusahaan
dengan rinci,karena tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada dalam perusahaan.
Dengan adanya pembagian kerja seperti
diatas memudahkan pekerjaan dan terorganisasi.masing-masing divisi mempunyai
tugas masing-masing.
- Bentuk-bentuk organisasi
Menurut
pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk
organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:
- Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling
sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut
dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif
kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai
kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu
tangan.
2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah
orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling
mengenal.
Keburukannya;
1. Seluruh
organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan
tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada
kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan
karyawan untuk berkembang terbatas.
- Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk
ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai
bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada
bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;
1. Pembidangan
tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi
karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
3. Digunakannya
tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
1. Karena
adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
2. Karyawan
lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
- Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk
ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai
bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk
ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
1. Dapat
digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas
organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan
keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3. Perwujudan
“the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
1. Sesama
karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena
susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang
koordinasi antar divisi atau departemen.
- Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk
ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi
garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini
adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas
3. Departementasi
Departementasi
adalah suatu aktivitas untuk menyusun satuan organisasi yang akan diserahi
bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.Efisiensi kerja tergantung kepada
keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam
organisasi.Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokan disebutkan
departementasi
- Departementasi Fungsional
Adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk
membentuk satuan organisasi.Departemen ini merupakan bentuk organisasi yang
paling umun dan bentuk dasar dari departementasi.Individu dikelompokan
berdasarkan ketrampilan,pengetahuan,dan tindakan yang dilakukan.Misalkan
organisasi dalam bagian administrasi,dan bagian operasi.Pembentukan satuan organisasi
yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong
sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang
berkaitan,agar lebih tercapinya tujuan dengan tepat dan efektif dalam
penggunaan waktu
- Departementasi Devisional
Departementasi ini berdasarkan pada divisi melihat produk,layanan,dan klien
sebagai faktor dasar pengelompokan.Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha
antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi.Misalnya organisasi
otomotif,organisasi terbagi atau divisi otomotif,divisi internasional,divisi
keuangan,divisi keamanan.Dengan membagi divisi-divisi atas dasar
produk,wilayah,langganan,dan proses,dimana tiap divisi merancang,memproduksi
dan memasarkan produknya sendiri
4. Organisasi proyek dan matrik
Organisasi
Proyek Dan Matriks bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementasilasi campuran (hybrid design).kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas. Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut :
•Memaksimumkan efesiensi pengguna meanajer-manajer fungsional
•Mengembangkan keterampilan pegawai
•Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan.
•Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas
•Menstimulasi kerjasama antar di siplin.
•Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan
Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah :
•Pertanggung jawaban ganda
•Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
•Memerlukan lebih banyak keterampilan
•Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan
•Sangat mahal untuk di implementasikan
5. Koordinasi
- Kebutuhan akan koordina-si
Terdapat 3 (tiga) macam saling
ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James
D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
1. Saling
ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)
Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu
dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling
ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya
terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling
ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan member dan menerima
antarsatuan organisasi
- Masalah-masalah Penca-paian
Koordinasi yang efektif
Pendekatan
– pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung
pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik
Manajemen Dasar
Untuk
mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme
teknik manajemen dasar
ü
Hirarki manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan
secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü
Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
ü
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
- Pendekatan-pendekatan untuk mencapai
koordinasi yang efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif.Koordinasi secara langsung tergantung pada
perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.Semakin besar ketidakpastian
tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi.Pada dasarnya koordinasi
merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian
koordinasi yang efektif, yaitu:
Teknik-Teknik
Manajemen Dasar
Untuk
mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme
teknik manajemen dasar
1. Hirarki manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan
secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
- Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian
dasar.
Koordinasi (coordination) adalah
proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan
yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Tiga macam
saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence)
Dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (raciprocal interdependence)
Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence)
Dimana suatu satuan organisasi harus pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (raciprocal interdependence)
Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
- Meningkatkan koordinasi potensial
Sebuah kordinasi dapat terjalin dengan
baik jika di dalamnya pun terdapat potensial yang mendukung. Kordinasi ini
dapat kita tingkatkan dengan cara yang berbagai bentuk.
Dalam sebuah organisasi para anggota
memiliki berbagai karakter dan potensi yang dapat di kordinasikan
6. Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Terkadang
di dalam suatu organisasi harus di adakan suatu pengurangan dalam hal kebutuhan
kordinasi. Namun hal tersebut kadang justru membuat komunikasi menjadi kurang
baik dan banyak program kerja yang terbengkalai
Komentar
mengenai artikel :
Setelah saya rangkum berbagai artikel
dari banyak sumber dan dari pendapat saya sendiri, dapat kita ketahui arti
penting komunikasi dan berkordinasi dalam suatu kelompok atau organisasi.
Kita akan menjalin kordinasi yang baik
jika interaksi antar sesama anggota dalam sebuah kelompok itu dapat memberikan
peran yang positive dan saling membangun
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar