Karina`s Page: tugas ke-2 (softskill)

Tugas ke-dua (softskill)

Assalamualaikum wr.wb.


https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEh6sfzffzboDNJAtbh64pvis9yFm6PAQU38vH6V1bPMRgfq2ODvsgmctlyDqqxSVBXtEMKmR0c4NT9T5KwTf-FSvRo_8euSm3s2RVENSemdwyznYwRar96iTnYH6VdTSs1TcYvi-1QKF0U/s400/KOMUNIKASI+DLM+ORGA.jpg

Kali ini sebagai tugas kedua mata kuliah softskill, saya akan berbagi informasi mengenai hal-hal yang cukup berhubungan dengan organisasi yang mencangkup perencaan sampai pengambilan keputusan.

1. Proses Perencanaan

Yang pertama mengenai proses perencanaan.

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya

- Pengertian Perencanaan

Ada banyak sekali pengertian dari suatu perencanaan, saya mengambil salah satu pengertian dari perencanaan.

Pengertian Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

- 4 Tahap dasar perencanaan

Setelah kita mengetahui pengertian dari perencanaan, berikutnya kita bahas mengenai tahap-tahap dasar dari perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini

. Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

. Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

. Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

- Rencana Operasional

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.

4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

- Rencana Strategik

Pengendalian Strategi

Pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian strategis merupakan proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah diimplementasikan.

Pengendalian manajemen berfokus pada pencapaian sasaran dari berbagai substrategi bersesuaian dengan strategi utama dan pencapaian sasaran dari rencana jangka menengah. Sedangkan pengendalian operasional berpusat pada kinerja individu dan kelompok yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana organisasi. Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.

Pengendalian strategi menurut Schendel and Hofer berfokus pada dua pertanyaan (1) apakah strategi yang diimplementasikan sebagai yang direncanakan dan (2) apakah hasil yang dibuat oleh strategi merupakan yang diharapkan. Definisi ini merujuk pada kajian tradisional dan langkah umpan balik yang merupakan langkah akhir dari proses manajemen strategis. Model normatif dari proses manajemen strategis yang menggambarkan langkah-langkah utama tersebut mencakup perumusan strategi, implentasi strategi dan evaluasi (pengendalian) strategi.

Ukuran yang besar pada organisasi ada kaitannya dengan hubungan ekonomis. Pertumbuhan yang makin besar sangat diinginkan karena dengan makin meningkatnya besaran organisasi maka berdampak pada skala ekonomi (economic of scale). Makin besar organisasi seringkali lebih efisien dalam operasional organisasi tersebut.

Pengendalian strategi berpijak terutama pada proses pengendalian tradisional yang melibatkan kajian dan umpan balik kinerja untuk menentukan rencana, strategi dan sasaran yang telah dicapai dengan menghasilkan informasi yang digunakan untuk memecahkan masalah atau mengambil tindakan korektif.

- Faktor waktu dan Perenca-naan

Faktor Waktu dan Perencanaan

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-

alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan

memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.

2. Penetapan Tujuan

berikutnya yang kedua kita akan membahas mengenai penetapan tujuan. Di dalam kehidupan berorganisasi kita akan membutuhkan suatu tujuan untuk mengetahui untuk apa kita melakukan berbagai kegiatan dan usaha

- Misi dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

- Fungsi tujuan

Perumusan Tujuan
Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagao berikut :

Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan
Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah
Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal
Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi
Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana
Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.

Fungsi tujuan organisasi
1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang. Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan.
2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.
3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi).
4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang.
Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.

- Managemen By Objective (MBO)

Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
• Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.

Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.
Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana dicapai melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan bersama dan terintegrasi.

3. Pebuatan Keputusan

berikutnya kita membahas mengenai pembuatan keputusan. Dalam mengambil sebuah keputusan kita lebih baik menganilisis terlebih dahulu apa yang ingin kita tuju dan yang ingin kita selesaikan. Berikut kita lihat hal-hal apa saja yang berhubungan dan dapat kita pelajari mengenai pengambilan keputusan

- Tipe-tipe keputusan

Tipe Keputusan yaitu ada 2 :

1. Keputusan yang terprogram yaitu keputusan yang terstruktur, yang muncul berulang-ulang pada contoh ini saya akan menganalisis sebuah toko baju yang berada di daerah limus pratama. Keputusan yang terprogram adalah ketika menempatkan dimana baju-baju itu diletakkan,kapan harus buka dan tutup, pergantian pegawai dll.

2. Keputusan yang tidak terprogram yaitu muncul karena adanya masalah yang luar biasa, tidak ada pedoman yang cukup rinci contoh nya dr toko baju tadi yaitu ketika ingin buka cabang baru kenapa termasuk keputusan tidak terprogram?karena tidak setiap hari buka cabang baru jadi tidak ada pedoman.

- Proses pembuatan keputusan

Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan meliputi empat tahap yang saling berhubungan dan berurutan (Simon, 1980). Empat proses tersebut adalah :

1. Intelligence
Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses, dan diuji dalam rangka mengidentifikasi masalah.

2. Design
Tahap ini adalah proses menemukan, mengembangkan, dan menganalisis alternatif tindakan yang bisa dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengertimasalah, menurunkan solusi, dan menguji kelayakan solusi.

3. Choice
Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin akan dijalankan. Tahap ini meliputi pencarian, evaluasi, dan rekomendasi solusi yang sesuai untuk model yang telah dibuat. Solusi dari model merupakan nilai spesifik untuk variabel hasil pada alternatif yang dipilih.

4. Implementation
Tahap implementasi adalah tahap pelaksanaan dari keputusan yang telah diambil. Pada tahap ini diperlukan untuk menyusun serangkian tindakan yang terencana, sehingga hasil keputusan dapat dipantau dan disesuaikan apabila diperlukan perbaikan.

4. Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Dalam suatu proses pembuatan keputusan, seorang atasan tidak selamanya mengandalakan diri sendiri dalam melakukan keputusan. Banyak hal yang membuat seorang atasan perlu menerima berbagai pendapat khususnya pendapat dari bawahan.

Di suatu organisasi, peran bawahan cukup penting karena mereka sering mencampuri secara langsung dalam suatu pekerjaan yang mendasari organisasi tersebut.

Sekian pembahasan mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan perhubungan organisasi. Dari berbagai artikel di atas saya simpulkan bahwa dalam kehidupan berorganisasi kita harus cukup mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengan suatu proses komunikasi seperti pengambilan keputusan yang mengkaitkan bawahan karena tanpa adanya komunikasi yang baik organisasi tersebut akan mengalami kesulitan dalam banyak hal.

Terima kasih kepada berbagai narasumber atas berbagai cuplikan artikel yang telah saya kumpulkan. Kurang lebih nya mohon maaf, wassalam wr.rb

http://informatika.web.id/proses-pengambilan-keputusan.htm

http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2010/08/27/management-by-objective-mbo-240961.html

http://pancalongka.blogspot.com/2012/01/tujuan-dan-fungsi-organisasi.html

http://guekemal.wordpress.com/2010/11/15/misi-dan-tujuan-organisasi/

http://yenirosilawati.blogspot.com/2008/03/perencanaan-sebagai-fungsi-manajemen.html

http://computersaya.blogspot.com/2009/10/faktor-waktu-dan-perencanaan-factor.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_perencanaan

http://zuhairistain.blogspot.com/2013/03/pengertian-perencanaan.html

http://www.scribd.com/doc/46122293/Empat-Tahap-Dasar-an

http://myworld-wahyuindra.blogspot.com/2013/02/perencanaan-strategik-dan-manajemen.html